Un evento es una poderosa herramienta para dar a conocer nuestro mensaje a un público específico, que a diferencia de otras tácticas publicitarias el mensaje que emitimos obviamente llegará justo a quien queramos que llegue.

Uno de los objetivos principales de organizar un evento es causar un fuerte impacto entre los asistentes, enganchándolos por su lado emocional, ya que es con su lado emocional con el que se toman las decisiones. Es una de las pocas oportunidades en las que tenemos la atención de un público cautivo y con los sentidos abiertos a lo que le estemos presentando, es una gran oportunidad para ampliar nuestra red de contactos, conocer en persona a clientes, colegas y otros.

De hecho, a esta tendencia se le llama Event Marketing y se refiere a ‘la disciplina de utilizar los eventos como medios de comunicación’, pues por lo general el evento debería ser parte de una estrategia.

Event Marketing por lo general funciona para tres grandes objetivos:

Branding: Presentar, crear o modificar la idea que el asistente tendrá con respecto a nosotros y nuestra marca.

Custumer Relationship Management: Establecer, mantener e incrementar las relaciones con el público objetivo.

Marketing Communication: Influenciar a los asistentes para que conozcan nuestra marca e industria, y orientar una actitud y comportamiento de ellos hacia nosotros y nuestra marca.

Otra ventaja cuando realizamos eventos internos para el personal de nuestra empresa es ayudar tremendamente a incrementar la productividad, la motivación y finalmente el trabajo en equipo; por ejemplo con un congreso donde se combine ocio y trabajo. Este tipo de actividades bien ejecutadas logran fomentar la cohesión entre los colaboradores, y puede ser el marco ideal para reconocer, agradecer y festejar logros y objetivos alcanzados por una persona, un equipo de trabajo o el conjunto de la empresa.

Sea para generar negocios o para incrementar la fidelidad de nuestros clientes externos e internos hacia nuestra empresa, el Event Marketing es una herramienta que se debería incluir en todas las estrategias comerciales, pues es una excelente oportunidad para dirigir en vivo y en tiempo real nuestro mensaje, precisamente a quien queremos que lo reciba.
Sin embargo, la planificación, organización y celebración de un evento es un asunto serio. Si no se hace apropiadamente, puede ser una experiencia desalentadora, incluso para los más experimentados.

Estos son algunos consejos que puedes considerar para tu evento:

1) Innova, sé creativo y procura que el evento sea memorable, piensa que la mayoría de tu público ya ha asistido a docenas de conferencias y eventos y queremos que recuerde el nuestro.
2) Debes ayudar a los participantes a conocerse e interactuar. Considera la posibilidad de organizar sesiones dinámicas a fin de pasarlo bien y aportar un enfoque en tu audiencia.
3) Conoce bien a tu público. Las personas que asisten a tu evento son clientes internos o externos; debes esforzarte por ofrecer una experiencia que satisfaga sus expectativas y para ello debes conocerlas.
4) Como en cualquier esfuerzo de mercadeo, establece un método claro para medir el éxito de tu evento; es decir, mide el retorno de la inversión (ROI).
5) Incluye en tu evento iniciativas sostenibles o de Responsabilidad Social Corporativa; te sorprenderá lo importante que es para muchos asistentes y reforzará el concepto hacia tu empresa.
6) En cuanto tomes la decisión de hacer el evento, asegúrate de crear un sitio web temporal exclusivo para el evento que sea muy atractivo e informativo (incluyendo versiones para PC, teléfonos celulares y tabletas). Asigna a alguien que lo actualice a menudo; pues esta es la herramienta de marketing más poderosa que tienes a tu disposición.
7) Aprovecha el poder de las redes sociales a fin de promocionar el evento antes de su celebración y para prolongar su vida después.
8) Durante el evento, asegúrate que se graben vídeos con entrevistas a expositores y visitantes, ya que luego los podrás poner en el sitio web del evento y de la empresa; en sus propios perfiles de las redes para mostrar «lo que se perdieron» aquellas personas que no pudieron asistir.
9) Si tienes poca o ninguna experiencia en la planificación de eventos, hay miles de herramientas en la Web para ayudarte a planificar tu evento.

Crear eventos para tu marca te ayudará a tener visibilidad y notoriedad, puede ser una herramienta muy importante para posicionarte en la mente de tu mercado objetivo; independientemente de si tu marca es grande o pequeña.