Si viajas seguido por trabajo, seguro te has enfrentado a la gestión y comprobación de viáticos suele ser un gran reto. Según Box Factura, compañía que cuenta con herramientas específicamente para esto, se estima que al menos el 30 % del dinero destinado a transporte, alimentos u hospedaje es reportado de manera incorrecta por los empleados. Por eso, esta compañía, recomienda contar con una política sólida para agilizar el procesamiento de los mismos, a través de reglas y un departamento o equipo especialmente asignada a este rubro para que los empleados puedan disponer de ese dinero de manera más clara.

Las empresas deberán contar con formatos adecuados para solicitud y reporte de viáticos, así como también fijar fechas de entrega, de ser posible en una solución tecnológica especialmente diseñada para ello.

Box Factura permite a los viajeros enviar sus facturas a través de correo electrónico a su buzón; tener un control exacto para lograr un paralelismo entre gastos y lo reportado; respaldo periódico de la información, detección de manera automatizada de gastos facturados por empresas fantasmas o EFOS (Empresas Facturadoras de Operaciones Simuladas), revisando en tiempo real contra las bases del SAT, lo que sin duda ayudará a evitar problemas.

Las compañías necesitan una solución a la medida de sus procesos y configuraciones personalizadas para cada aspecto de la gestión de viáticos: comprobaciones, aprobaciones, reglas en tiempo y forma, políticas y límites. Box Factura es altamente configurable y es posible elegir parámetros como:

• Días límite de recepción
• Proceso de revisión y autorización
• Tarjetas o vales de viáticos
• Sistema de contabilidad
• Se pueden establecer límites de gastos por día y rubro
• Entrega de reportes periódicos a administración
• Aplicación de diferentes políticas por departamento o área
• Reportes exportables a Excel

Para mayor información visita: https://www.boxfactura.com/info/viaticos