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Prepárate para el regreso. Aquí ideas flexibles y un “checklist” adecuado para pandemias, por Magdalena Saldívar

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En estos largos 13 meses, llenos de aprendizajes, lo que más claro nos ha quedado es que no podemos dar nada por hecho. Sobre todo si se trata de hacer planes a futuro, y con más razón si tienes la suerte de ser un profesional en la organización de eventos.

Pero hemos ido descubriendo formas para lidiar con la constante modificación de reglas y restricciones. Todo lo que se necesita es una gran dosis de positivismo, ideas flexibles y un checklist adecuado para pandemias.

Aquí los tips que por experiencia queremos compartir con ustedes:

1. Estar dispuesto a evolucionar

Tu cliente quiere el evento perfecto, pero nos vamos a encontrar con obstáculos de todos los tamaños. En lugar de desmotivarse o pensar en cancelar debemos convencerlo de que la flexibilidad puede ser el mejor aliado. Gracias a las innovaciones y a la tecnología, ahora hay muchas formas de ajustar una reunión.

No nos referimos solo a los webinars, sino aquellos relacionados a la gastronomía, conciertos u obras de teatro. Además de que estos le han llevado entretenimiento, distracción y capacitación a la gente en cuarentena, y han facilitado alcanzar audiencias mucho más grandes, desde México para el mundo.

Las herramientas online han forzado a mucha gente a aprender rápidamente sobre digitalización y a comunicarse de esta forma con amigos y familiares.

2. Hay que tener un plan B

Así como adaptarse a las nuevas ideas, es bueno incorporar un listado de contingencias al proceso de planeación; prevenir los riesgos es esencial, y al mismo tiempo contar con un plan “B” virtual para cada evento presencial. De esta manera estarás advertido por si las restricciones cambian de un día para otro.

Esto supone más estructura, pero vale la pena, porque no querrás estar renovando la logística en el último minuto, ya que esto implicaría mucho más costo y riesgo de fracaso.

Ten disponible un formato para utilizar y mover el evento presencial a digital. Por ejemplo; ¿será exactamente igual, sólo que en un sitio en línea? ¿Tendrás que enviarles paquetes de muestras o materiales a los participantes para las sesiones?

Decide qué plataforma emplearás que cubra todos los requerimientos de tu clientes, y capacita a tu equipo y al personal que deba estar involucrado.

Redacta un correo electrónico para envío y un sistema de telemarketing para informar a tus invitados del cambio de último minuto.

3. Construye una red de proveedores

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Tener una red de proveedores confiables es ahora más relevante que nunca. La situación es difícil, para ti y para todos. Habla con ellos para que estén listos en caso de necesitarlos. Su apoyo puede ser invaluable y te agradecerán que los tomes en cuenta.

4. Siempre listo para CANCELAR

Si tu evento no puede ser pospuesto ni ajustarse, entonces es importante que consideres que esto puede pasar; es una posibilidad real y debes hacérselo saber al anfitrión. A veces esa es la única opción. Tener las cosas claras desde un principio es mejor.

Tienes que platicar con los implicados para conocer qué gastos generarían la cancelación, que se puede guardar para el futuro y cuáles serían pérdida. Tu cliente debe estar consciente de esto y tenerlo todo por escrito y con documentos firmados para seguridad de todos.

Un aviso de anulación y de preferencia un servicio de telemarketing para avisar a los asistentes debe de estar siempre listo, por si se usa.

5. Anticípate para el regreso de los eventos presenciales

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A pesar de que el COVID-19 parece que llegó para quedarse, las reuniones en persona sin medidas regresarán. En este momento los organizadores tenemos tiempo de prepararnos. Parece que la época pospandemia, será diferente. Hay que revisar protocolos de salud y seguridad, estar en contacto con la entidades locales encargadas de esos temas, estrategias de distancia social y la evolución diaria en la tecnología.

Tenemos que generar formas creativas para poner en marcha las restricciones, como mensajes en burbujas o mascarillas con logotipos. A pesar de que todos estamos ansiosos de volver, también muchos invitados estarán nerviosos al principio. Hay que pensar en las alternativas de hacer sentir a los asistentes cómodos y, sobre todo seguros. Da información precisa cada instante.

6. Mantengamos nuestra pasión

A los organizadores nos caracteriza la pasión y la entrega en nuestro trabajo. Ahora tenemos más oportunidad que nunca de demostrarlo y de transmitirlo.

 

ramos

Magdalena Saldívar

Directora general y propietaria de BeThere Marketing en Sincronía, especializada en ofrecer mercadotecnia y comunicación integral.

Es licenciada en Administración de Empresas egresada de la Universidad La Salle.

Posee dos maestrías, una en Mercadotecnia otorgada por la Universidad La Salle, y otra en Finanzas obtenida en Georgia State University.

Cuenta con más de 28 años de trayectoria en el sector turístico.

Es una de las mujeres que ha revolucionado la manera de organizar todo tipo de eventos.


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